Klantcase: Training Projectmanagement

Aanleiding voor de training Projectmanagement

De 7 Category Managers van een grote detailhandelsketen die onder de Format Manager werken, zijn enthousiaste, welwillende mensen met een HEAO-achtergrond, in de leeftijd van 30 tot 40 jaar, die langere periode werkzaam zijn bij het bedrijf. Met grote regelmaat worden projecten gestart (promoties, schap-aanpassingen, lancering nieuwe produkten etcetera), waarvoor de Category Manager de verantwoordelijkheid draagt.

Ofschoon men vindt dat er hard en goed gewerkt wordt, is men er tegelijkertijd van overtuigd ‘dat het beter kan’: doing things better.

Het werken in projectteams geschiedt namelijk op ongestructureerde wijze, op ad-hoc-basis en niet conform een projectplanning. Enerzijds heeft de Format Manager reeds richtlijnen opgesteld rondom projectfasering en anderzijds heeft hij structuur aangebracht middels het invoeren van een jaar- en een strategieplan. Daarnaast is er behoefte aan een gestructureerd systeem rondom projectmatig werken en inzicht in de werkmethodiek van projectmanagement.

Doelstellingen van de training Projectmanagement

De training Projectmanagement moet de Category Managers op praktische en pragmatische wijze inzicht bieden in de werkmethodiek rondom projectmanagement, zodat zij in staat gesteld worden om projecten op gestructureerde en uniforme wijze beter te kunnen managen.

Werkwijze van FLECTO

Bovenstaande doelstelling is middels een analyse vooraf interviews onder betrokkenen, documentenstudie en participatie foor FLECTO-consultant aan een projectmanagement-vergadering van het Category Management) kritisch onder de loep genomen, met als doel de daadwerkelijke praktijk-verbeterpunten op het gebied van projectmanagement bij het bedrijf naar boven te halen.

Het doel van FLECTO is immers om uiteindelijk een bijdrage te leveren aan het rendement van het projectmanagement door de Category Managers; daarin is training een middel. FLECTO is dus ook weer bij deze training, níet uitgegaan van de standaard theorie over projectmanagement, maar van de knelpunten en verbeterpunten die in de dagelijkse praktijk bij de Category Managers leven. Bij deze verbeterpunten heeft FLECTO de benodigde tools en technieken gezocht op het gebied van projectmanagement. Daarmee hebben we het trainingstraject als het ware ‘gebouwd’.

Programma training Projectmanagement

Pas nadat FLECTO een volledig beeld had van de organisatie, de doelgroep en de praktijk-verbeterpunten binnen Category Management, werd het trainingsprogramma opgesteld, met onder andere de volgende thema\\\'s:

• Inleiding projecten
• Projectfaseringen
• Beheersaspecten van projecten:
  • Kwaliteit
  • Tijd en Geld
  • Informatie en Organisatie
  • Wettelijke beheersaspecten
• Risicomanagement
• Standaard project-werkorganisatie
• Communicatie binnen projecten

Praktijkresultaat

Het resultaat van de training heeft zich geuit in een zichtbare efficiency-verhoging binnen de projectvergaderingen: deze verlopen nu gestructureerder, de agenda wordt gevolgd en acties worden opgevolgd. In de praktijk worden deadlines van de projecten meer gehaald dan voorheen en er wordt nu gewerkt volgens een standaard structuur, waardoor de aansturing, uitwisseling van informatie (kennisdeling) en terugkoppeling eenvoudiger en effectiever verlopen.