Klantcase: De leidinggevende wordt coach

Aanleiding voor het veranderingstraject

Een productieplant van een grote Nederlandse zuivelonderneming is van mening dat door het team van teamleiders onvoldoende met elkaar wordt samengewerkt, wordt gecoacht en gecommuniceerd en dat de teamleiders zich te weinig verantwoordelijk voelen voor de eigen afdeling en al zeker voor andermans afdelingen. De voornaamste consequentie hiervan is dat de Manager Productie dagelijks bezig is met hen aan te sturen en te ondersteunen bij de operationele gang van zaken zoals planning, de aanvoer van grondstoffen en het rooster.

Een van de achterliggende oorzaken is dat de teamleiders vanuit het verleden zijn doorgegroeid o.b.v. vakmanschap en niet zozeer o.b.v. hun managementkwaliteiten: Zij lopen er daardoor tegen aan te weinig bagage te hebben om adequaat als leidinggevende met elkaar binnen het team, maar ook richting hun eigen leidinggevende en richting hun medewerkers te kunnen coachen en communiceren om zo tot de best mogelijke prestaties, op een zo efficient en effectief mogelijk te kunnen komen manier.

Deze achterstand in kennis en vaardigheden enerzijds, maar ook de snelle en geavanceerde ontwikkelingen in techniek, technologie en automatisering anderzijds bij productiebedrijven, maken het de teamleiders er niet makkelijker op: Daar waar vroeger hard werken garant stond voor hoge productieomzetten, dienen de teamleiders nu vooral slimmer te werken. Naast upgrading is het dus ook van belang dat de teamleiders op termijn worden toegerust op hun toekomstige rol bij het zuivelbedrijf, zodat zij kunnen anticiperen op veranderingen en externe ontwikkelingen.

Visie van FLECTO op het veranderingstraject

De primaire doelstelling van FLECTO is om samen met de teamleiders het praktijkrendement van hun functioneren daadwerkelijk te verbeteren, zodanig dat ze zelfstandig kunnen zorgdragen voor de wekelijkse operationele gang van zaken.

Om te realiseren dat binnen het zuivelbedrijf zowel de medewerkers als de teamleiders (het middenkader) als het MT op een andere manier met elkaar gaan samenwerken en communiceren, is het aanreiken van instrumenten om gedrag te veranderen (bijvoorbeeld training) niet voldoende. Met training, coaching e.d. wordt alleen gerealiseerd dat mensen de bekwaamheid krijgen om op een andere manier dezelfde en nieuwe taken uit te voeren; dit betreft het kunnen-aspect. Door het inregelen van de juiste randvoorwaarden in de dagelijkse context op het gebied van procedures, systemen en structuren, zorgt men ervoor dat mensen de nieuw aangeleerde kennis en vaardigheden ook willen en mogen toepassen.

Als een bedrijf een 'verandering' wenst, analyseert FLECTO de situatie, om te komen tot de benodigde oplossingsrichtingen, aan de hand van het FLECTO krachtenmodel.

Dit model zorgt voor een bewustwording van de succesfactoren die van invloed zijn op (cultuur-) veranderingsprocessen, en geeft tevens sturing aan de aspecten waaraan de organisatie aandacht, dan wel invulling moet geven, wil de verandering succesvol geimplementeerd kunnen worden en in goede banen geleid worden.

FLECTO is daarom naast trainer en coach, ook consultant voor het zuivelbedrijf en geeft derhalve advies over de wijze waarop de organisatie de invulling van huidige en toekomstig noodzakelijke randvoorwaarden kan oppakken, waardoor het rendement van het veranderingstraject gemaximaliseerd wordt.

Veranderingstraject in 4 fases

FLECTO ziet op basis van haar ervaring bij andere productiebedrijven met soortgelijke problematiek, het veranderingstraject voor de teamleiders, bestaan uit een viertal fases:

Fase 1: Persoonlijke vaardigheden van de Teamleider als individu
Fase 2: Direct en indirect sturen; de Teamleider als zelfstandig leider en motivator
Fase 3: Delegeren = controleren; van push naar pull
Fase 4: Sturen op resultaat; van inspanningsmanagement naar resultaatmanagement

Het tempo waarop bedrijven deze 4 fases doorlopen, hangt af van diverse bedrijfs- en doelgroepspecifieke factoren, maar vooral ook aan de mate waarop invulling gegeven wordt aan de 7 succesfactoren door de organisatie.

FLECTO heeft het zuivelbedrijf geadviseerd om in 1e instantie het traject te concretiseren voor de 1e fase. Of, en zo ja in welke hoedanigheid er verder gegaan moet worden met de 3 vervolgfases kan dan t.z.t. op basis van de evaluatie van fase 1 nader ingevuld worden.

Praktijkresultaat

Het zuivelbedrijf heeft recent fase 1 afgerond, en staat nu aan de vooravond van fase 2. Een aantal resultaten tot nu toe, staan hieronder:

• Ofschoon er in fase 1 sterke verbetering is opgetreden, dient in fase 2 verder gewerkt te worden aan het kweken van vertrouwen en openheid naar elkaar toe.
• De werkeilanden structuur onderling is in fase 1 grotendeels uit elkaar gevallen, waardoor men tot elkaar is gekomen. Onder druk wil men het eigen straatje schoonhouden, maar in rustigere tijden wordt gewerkt aan het helpen van elkaar.
• De teamleiders zijn van goede wil, echter wanneer zaken dichter bij henzelf (kwetsbaar opstellen) komen is dit moeilijk bespreekbaar.
• De teamleiders nemen meer initiatief dan voorheen tot het verkrijgen van informatie van zowel bovenaf (MT) als vanuit medewerkers.
• FLECTO constateert dat de teamleiders het veranderingstraject leuk en nuttig vinden.